Les employeurs doivent conserver tous les documents liés à l'emploi tels que les dossiers d'embauche, les évaluations de performance, les mesures disciplinaires et les descriptions de poste dans le dossier personnel général de l'employé. … L'Americans with Disabilities Act (ADA) interdit aux employeurs d'inclure des informations médicales dans le dossier personnel général d'un employé.
Quels sont les documents à conserver dans le dossier personnel d'un employé ?
Que conserver dans un dossier personnel
- description de poste pour le poste.
- demande d'emploi et/ou CV.
- offre d'emploi.
- Formulaire IRS W-4 (certificat de retenue à la source de l'employé)
- récépissé ou accusé de réception signé du manuel de l'employé.
- évaluations de performance.
- formulaires relatifs aux avantages sociaux.
Quels documents ne doivent pas être conservés dans un dossier personnel ?
Exemples d'éléments qui ne doivent pas être inclus dans le dossier personnel:
- Dossiers de pré-embauche (à l'exception de la candidature et du CV)
- Documents mensuels de transaction de présence.
- Plaintes de lanceur d'alerte, notes générées à la suite d'enquêtes informelles sur des plaintes de discrimination, ombuds ou Campus Climate.
Qu'est-ce qui est conservé dans un dossier personnel ?
Les dossiers personnels contiennent généralement documents que l'employé a déjà examinés et qu'il connaît doncavec leur contenu. Cela comprend des documents tels que les demandes d'emploi, les évaluations de performance, les lettres de reconnaissance, les dossiers de formation et les formulaires relatifs aux mutations et aux promotions.
Les notes d'entretien doivent-elles être conservées dans le dossier personnel ?
Lors des entretiens d'embauche, vous (ou le responsable du recrutement) prendrez probablement des notes sur le candidat. … Étant donné que ces notes concernent votre décision d'embauche, elles doivent être conservées pendant au moins un an, conformément à la réglementation de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi. Cependant, ils ne doivent pas être conservés dans un dossier personnel.
